Die Organisation und Informatik der Stadt Zürich (OIZ) hat im Auftrag des Finanzvorstands der Stadt Zürich gemeinsam mit dem Institut Public Sector Transformation (IPST) der Berner Fachhochschule eine Studie verfasst. Ziel war es, zu prüfen, inwiefern die Open-Source-Suite «openDesk» die funktionalen, technischen und wirtschaftlichen Anforde-rungen als Alternative zu Microsoft 365 erfüllt, um die digitale Souveränität der Stadt Zürich zu stärken und Abhängigkeiten zu reduzieren.
Die Studie kommt zu dem Schluss, dass ein rascher Ersatz von Microsoft 365 (M365) durch «openDesk» derzeit nicht möglich ist. Die in der Stadt Zürich verwendeten M365-Lizenzen beinhalten ein breites Bundle von Anwendungen und Services. Neben den Office- und Collaboration- Anwendungen, mit denen «openDesk» in dieser Studie verglichen wurde, sind dies automatisierte Betriebslösungen sowie Management-Plattformen für Endgeräte und Software auf Clients und Mobilgeräten. Ebenfalls enthalten sind eine Telefonielösung und umfassende Cyber-Security-Services mit Microsoft-Defender. Um komplett aus dem M365-Bundle auszusteigen, müssten für diese zusätzlichen Funktionen weitere IT-Lösungen evaluiert und integriert werden.
Dennoch zeigt die vorliegende Studie, dass «openDesk» in kombinierter Nutzung mit den darunterliegenden mobilen und Desktop-Anwendungen in vielen Bereichen die funktionalen Anforderungen des regulären Office-Alltags erfüllt und gleichzeitig eine Verbesserung der digitalen Souveränität schafft. Unter anderem sind die grundlegenden Funktionen der Office-Tools wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Chat, Videokonferenzen, Dateiablagen und Kollaboration durch «openDesk» abgedeckt. Fehlende Funktionen werden laufend durch neue Releases von «openDesk» adressiert.
Eine detaillierte Kostenrechnung für eine «openDesk»- Online-Subscription für die Stadt Zürich ist erst nach Klärung der Wahl des konkreten Modells und offener Realisierungsfragen möglich. Die für diese Studie eingeholten Angebote weisen darauf hin, dass «openDesk»- Subscriptions zurzeit teurer wären als vergleichbare Microsoft-Lizenzen.
Die Autor*innen der vorliegenden Studie empfehlen, einen Proof-of-Concept mit städtischen Mitarbeitenden auf der produktiven Umgebung der Stadt Zürich durchzuführen. Dieser soll unter anderem im Alltagsumfeld prüfen, ob «openDesk» mit den erforderlichen Desktop-Applikationen die Anforderungen der Stadt Zürich abdeckt, die User*innen-Akzeptanz sicherstellt und einen sicheren, hochautomatisierten Betrieb inkl. Endgeräte und Client- Management ermöglicht.
Zudem wird empfohlen, die Zusammenarbeit mit anderen Behörden aus der Schweiz und dem Ausland zu vertiefen. Bei einer möglichen Einführung könnten so mittelfristig Synergien realisiert und Skaleneffekte geschaffen werden, um «openDesk» und andere Open-Source-Lösungen gemeinsam weiterzuentwickeln.